Användarvänligheten i SmartDok är överlägsen

Så gick SG Maskins rapportering från papperslappar till digitalt system

Det familjeägda företaget SG Maskin har arbetat i entreprenadbranschen sedan 1964. Med ca 40 medarbetare och ca 55 maskiner är projekten många och administrationen stor.

Karolina Gustavsson är firmans ekonomi- och personalansvarig, och idag har hon den struktur och kontroll hon behöver som administratör. Men så har inte alltid varit fallet.

Karolina blev en del av familjeföretaget år 2016, när hennes man Henrik Gustavsson tog över firman av sin pappa som 52 år tidigare grundade Stig Gustavsson Maskin. Entreprenadfirman har ca 55 maskiner och utför alla typer av entreprenaduppdrag, såsom markarbete, husgrunder, dräneringar och arbeten med vatten och avlopp. Idag är de ca 40 anställda där Karolina dels är företagets ekonomiansvarig – men också hanterar en stor del av administrationen.

– Jag jobbade tidigare inom textilbranschen, men när Henrik tog över blev det naturligt för mig att följa med; det passade oss att jobba tillsammans. Och eftersom jag är utbildad inom ekonomi och entreprenörskap hade jag rätt bakgrund för att ta över firmans administrativa bitar.

Men när Karolina tog över fick hon snabbt uppleva att administration inom entreprenadbranschen kan vara klurigt. Då rapporterades nämligen allt underlag både för lön och fakturering på handskrivna papperslappar, vilket av flera anledningar var ett ohållbart system.

– Dels var det ett problem i sig att lapparna var handskrivna; dom var svårtydda och det fanns ingen struktur för hur de skulle skrivas. Men framförallt var det svårt att samla ihop rapporterna

– Vi behövde ofta påminna medarbetarna om att komma in till kontoret, vilket ibland kunde innebära långa resvägar när de var ute på uppdrag. Det var helt enkelt för manuellt, och risken att missa något var stor.

För Karolina, som inte var insatt i uppdragen, kunde det också vara svårt att förstå hur hon skulle administrera rapporterna. På den tiden var deras arbeten inte uppdelade på projekt och hon var tvungen att föra krångliga listor i excel, använda Henrik som mellanhand, och hade allmänt svårt att effektivisera arbetet.

Till slut upplevde hon att det blev ohållbart.

– Jag kontaktade en kollega i branschen som berättade om SmartDok. Och på den vägen är det. Då var vårt mest brinnande behov att få ordning på strukturen för underlag till lön och timmar, och SmartDok var det bästa valet för oss.

– Nu kan jag hantera allt i systemet utan att medarbetarna behöver vara inblandade, och utan att jag själv behöver vara insatt i projekten.

Att implementera ett nytt internsystem

Företaget började med att använda SmartDoks grundtjänster för administrering, och enligt Karolina har implementeringen landat väl i företaget.

– Vi började implementeringen under pandemin, vilket var ett skäl till att vi ville skynda på processen – att få in 40 man på kontoret under samma tid varje dag var inte optimalt. Det blev en stor omställning internt eftersom det tvingade oss att strukturera upp arbeten och börja skapa projekt för att kunna lägga i systemet. Bara det är en otrolig förändring som gett mig större kontroll på verksamheten.

Hon upplever också att appen är användarvänlig och lätt att förstå oavsett vilken tidigare erfarenhet användaren har i digitala hjälpmedel, vilket är det viktigaste för att alla faktiskt ska använda systemet.

– Alla har varit positivt inställda till hur SmartDok fungerar, och framförallt är den generella uppfattningen att det är en rolig utveckling för oss som företag. Alla är inte lika vana att hantera digitala system, men eftersom gränssnittet är så pass enkelt att förstå har appen funkat lika bra för dem efter en introducering. Det är också smidigt att kunna följa upp arbetade timmar i efterhand utan att behöva sitta och bläddra i sprängfyllda pärmar.

Bygga ut successivt är nyckeln till kontroll

Sedan dess har antalet medarbetare på kontorssidan växt, och idag delar Karolina administrationsansvaret med en kollega medan hon har huvudfokus på ekonomi och personal. Efter att grunderna satt sig i SmartDok har de också börjat utveckla systemet, och idag använder de flertalet tjänster ur modulbiblioteket.

– Kompetensöversikten är en viktig del för att se till att medarbetarna kontinuerligt har rätt utbildningar. Vi använder också dokumentationsfunktionen för KMA-dokumentation för alla våra projekt, och gör egenkontroller på våra maskiner, projekt och arbetsmiljö. Varuförbrukning är också en funktion som används ofta av våra chaufförer och anläggare, och en bonus är infotavlan som är ett jättebra sätt för oss att kunna kommunicera med medarbetare ute på uppdrag.

Karolina passar på att tipsa andra administratörer om att bygga upp systemet i etapper, precis som SG Maskin har gjort. Det är ett stort jobb att starta upp rent administrativt, och att ta det successivt har gett henne bra grundförutsättningar. Hon fortsätter med vilka funktioner hon vill utveckla systemet med framåt.

– Förmodligen kommer vi att koppla på KMA-handboken väldigt snart. Men vad jag är väldigt positiv till är dokumentcentret som lanserades helt nyligen, där vi kommer att kunna samla alla dokument som behövs till varje projekt.

– Tidigare har vi haft med oss utskrivna ritningar och liknande till uppdragen, och det kanske vi fortfarande behöver, men det är en stor fördel administrationsmässigt att de finns digitalt och att medarbetaren alltid kan ha dokumenten med sig.

Utvecklingen för ett växande SG Maskin

När SG Maskin växer finns fortfarande vissa administrativa utmaningar för Karolina, även med SmartDok på plats. Framförallt handlar det om vissa ekonomiska funktioner som hon behövt integrera från annat håll. Men eftersom hon tycker att hon får så pass god service och ser att SmartDok utvecklas med behoven från sina användare, tycker hon fortfarande att det är den absolut bästa lösningen för företaget i dagsläget.

– Jag har tittat på andra appar, och visst finns det mer utvecklade ekonomifunktioner, men användarvänligheten i SmartDok är överlägsen. Jag upplever att SmartDok är utvecklat för att faktiskt passa de som arbetar med uppdraget, vilket är den stora mängden användare, och inte tvärtom. Där kan jag anpassa mig och komplettera med andra program, och har jag problem brukar jag helt enkelt ringa SmartDok så finns det oftast en lösning.

Hon fortsätter.

– Jag upplever SmartDok som ett företag som utvecklas; det har kommit så många nya funktioner bara sista halvåret. De är också bra på att plocka upp idéer från mig som kund. Inom vår bransch känns det som att alla aktörer utvecklas tillsammans – och jag kan definitivt rekommendera andra att välja SmartDok för att göra det.