Vi älskar att skapa och bygga saker, och vill lägga mindre tid på administration

Vi älskar att skapa och bygga saker, och vill lägga mindre tid på administration

Svend Ingvar Hoel Larsen är entreprenör i hjärtat, och älskar att se grävmaskinerna igång.

Att du skapar något, att du gör det vackert, och bättre än det var tidigare. Det är det som driver oss!

Detta är orden till Larsen Maskin & Transport grundare och vd, Svend Ingvar Hoel Larsen i norska Hammerfest.

Vi träffar Svend Ingvar på ett av företagets många stora projekt, VA Sætergamdalen. Ett projekt som ska bidra till nytt vatten och avlopp, fiber och vägbelysning till en hel stadsdel.

Trafiken är bland det mest utmanande med att utföra den typen av jobb i en stadsdel liggandes på fjället. Du har branta backar och det blir halt på vintern, säger Svend Ingvar.

Men företaget är vant vid geografin och klimatet, och har skaffat sig god kunskap om hur man bedriver anläggningsarbete på trånga gator i alla slags väder.

Folk är positiva. De förstår att av och till så måste vattnet stängas av på grund av grävningen. De är glada för att de får en ny vattenanläggning, då det gamla har funnits sedan 50-talet, samt att de får snabbare internet.

Startade med en Fiat

Svend Ingvar har kört maskin sedan han var liten grabb, och blir aldrig trött av att se att hans maskiner skapar ny och bättre infrastruktur på stadens gator. Men vägen till en framgångsrik entreprenadverksamhet har som för många andra innehållit både toppar och dalar.

Det hela startade 1992 då Svend Ingvar var arbetslös och frågade kommunen om de hade behov för hans tjänster.

– De sa; vi har inget jobb till dig nu, men få tag i en hjullastare, så kan du börja skotta. Det kan vi behöva!

Den första maskinen var en hjullastare, en gammal Fiat Allis.

– Jag startade Larsen Maskin & Transport AS som ett enmansföretag i slutet av 1992.

– Där och då hade jag inga stora planer om att ha en stor firma senare. Jag såg framför mig kabelgrävning och 1-2 maskiner. Men det har ju ändrat på sig senare, säger han och drar på smilbandet.

Toppar och bottnar

Resan fram till 2020 har innehållit några verkliga upp- och nedgångar.

– Under toppen mellan 2009 – 2012, var vi hela 50 anställda. Jag kommer ihåg att det krävde enormt med administrationsarbete.

Så kom nedgången.

– Därefter gick vi på en ekonomisk smäll i förbindelse med centrumprojektet i Hammerfest. Ett väl utfört projekt, men den ekonomiska avkastningen blev sämre än väntat. Vi minskade då företaget till 10 anställda.

I dag har Svend Ingvar byggt upp företaget till runt 20 anställda, och bedriver en sund verksamhet med många kompetenta medarbetare.

– Jag har alltid haft familjen med i driften, så vi är väl ett slags familjeföretag kan man säga.

– Min fru Siv jobbar med det administrativa (lön, uppdrag, etc). Och nu har har även dottern anslutit. Läs artikeln om Charlotte här.

KONTAKTA LARSEN MASKIN & TRANSPORT AS
Charlotte Mauseth Larsen Maskin

Far och dotter i samma anläggningsfirma. Pappa Svend Ingvar Hoel Larsen är mäkta stolt över att dottern Charlotte Mauseth funnit lyckan i anläggningsbranschen.

2020 innebar en ny typ av utmaning

Med god vind i seglen och många nya uppdrag var det bäddat för ett framgångsrikt 2020, men spelplanen förändrades helt när coronan slog till.

Nu fanns det två val, antingen att lägga sig ned och dö eller att stå upp, kavla upp ärmarna och besluta sig för att det här skulle man ta sig igenom. Helst ännu starkare än innan. Larsen Maskin & Transport valde det sistnämnda.

– Det var mycket osäkerhet, och de flesta började jobba hemifrån när Norge stängde ned. Vi vidtog åtgärder direkt i bilarna med antibac och gummihandskar, berättar Svend Ingvar.

– Bilarna hade fasta chaufförer, bara två chaufförer använde samma maskin, och vi var noga med att hålla avstånd och undvek att vara många på samma plats.

Våra anställda anpassade sig utomordentligt, och har varit väldigt duktiga. De är väl medvetna om att ifall någon blir smittad och inte följer reglerna, så måste vi i värsta fall stänga ned hela företaget under en period och projekten stoppar då upp.

– Tänk dig att stänga ned en anläggningsfirma mitt i säsongen. Det svider ordentligt!

Medan flera företag permitterade, fortsatte Larsen Maskin & Transport driften och både anställde och hyrde in folk.

– Vi ser att året och resultatet så här långt ser bra ut. Så vi har kommit oss igenom 2020 väldigt bra. Vi får i varje fall inget ekonomiskt stöd, säger han med ett leende.

Medan flera företag permitterade, fortsatte Larsen Maskin & Transport driften och både anställde och hyrde in folk.

Projektet VA Sætergamdalen i Hammerfest är ett spännande projekt som pågår ända till hösten 2021.

Hur hanteras smittkontrollen?

I början av pandemin rådde det stor osäkerhet om hur viruset egentligen smittade

– Det var mycket oklarheter om hur vi skulle hantera de dagliga rutinerna utan att utsätta vår personal för fara.

Där och då hade företaget inte fått tillgång till ett digitalt dokumentationssystem.

Vi hade då inget system som t.ex. SmartDok, och använde oss av papperslistor, vilket blev ett jätteproblem.

– Vårt dåvarande system innebar att de anställda lämnade in timlistor och andra formulär till administrationen, vilket givetvis innebar en stor smittorisk.

– Lösningen blev att alla fyllde i sina timlistor som vanligt, för att sedan ta bild på dem och skicka in till kontoret.

– Vi var tvungna att hitta på något, vi hade ju inget system för en situation som den här.

– Hade vi haft SmartDok då, hade vi undvikit de här problemen. Då kunde vi skickat in timlistor via mobilen, och vi kunde börjat använda oss av smittokontrollsformuläret i appen för att undvika regelbrott, tillkännager Svend Ingvar.

 Våra anställda anpassade sig utomordentligt, och har varit väldigt duktiga

Larsen Maskin & Transports lastbilar har blivit en vanlig syn i backarna i Sætergamdalen i Hammerfest. Ett stort och viktigt projekt för staden.

Mindre administration – mer byggande

Svend Ingvar hade övervägt ett digitalt system tidigare, men ansåg inte företaget vara moget för det då. Samtidigt önskade han att både anläggningsarbetarna och administrationen skulle lägga mindre tid på att registrera timmar och checklistor.

– Vi är ju här för att skapa, bygga och få saker gjorda! Så om vi kan lägga mindre tid på administration och mer tid på byggande, så vinner alla på det.

– Jag bestämde mig då vi besökte Arctic Entrepreneur i vintras. Då snackade jag med Per Tore och Morten i SmartDok, och sa att nu är tiden definitivt mogen för oss för ett digitalt dokumentationssystem.

De äldre har Facebook och de kan använda digitala lösningar. Så vi var säkra på att alla i företaget enkelt skulle kunna börja använda en app för att dokumentera vardagen.

– I tillägg har vi väldigt många yngre människor i företaget, som ser det som självklart att det här görs digitalt, säger han.

 I tillägg har vi väldigt många yngre människor i företaget, som ser det som självklart att det här görs digitalt

Duktiga och engagerade anställda. Pål Martin Brattfjord tycker det är enkelt att föra timmar och checklistor i SmartDok. Bakom spakarna i grävmaskinen sitter Magnus Dalheim.

Bra onboarding

Att börja med ett digitalt dokumentationssystem kan på förhand kännas utmanande för ett företag som snart i 30 år har fört manuella timlistor. Men Larsen Maskin & Transport kom snabbt igång.

– Jag och Charlotte hade ett uppstartsmöte med Morten Sandin i SmartDok. Han gjorde ett bra jobb med att hjälpa oss i gång. Det kändes betryggande

– Därefter tog vi ett gemensamt personalmöte med upplärning i SmartDok. Charlotte skötte upplärningen med hjälp av videor från SmartDok (instruktionsvideo och webinar), samt att hon gjorde en del egna videor som var anpassade till oss.

– Så avslutade hon upplärningen med den där videon ni har gjort om han där projektledaren som blir helt förvirrad när han får frågan om han har kommit ihåg att beställa napoleonbakelse.

– Jag kände igen mig ja, ler Svend Ingvar.

– Vi började med det enklaste först, timregistrering och maskin, säger Charlotte.

– Men så upptäckte vi väldigt snabbt att SmartDok hade mer som kunde hjälpa oss med att förenkla vardagen att vi innan vi visste ordet av hade både KMA-systemet och transport.

På kontoret satt Svend Igvars fru, Siv, och väntade på papperslistorna.

– Det var lite småkul i starten när Siv på kontoret i slutet av månaden frågade vad som hänt med alla papperslistor?

– Nu får du allt på datorn var jag tvungen att förklara för henne, berättar Charlotte med ett leende.

– Så det blev en stor skillnad för henne på kontoret. Nu kunde hon spara på axlarna och slippa slitgörat med att föra in timmar manuellt i bokföringen. Det är slut på slitgörat!, säger Svend Ingvar.

– Nu får hon tid till att göra andra administrativa uppgifter.

LÄS MER OM SMARTDOK
De anställda motiveras av digitalisering

Charlotte är expert och administrator i SmartDok och ser till att alla nyanställda får en intuitiv upplärning av systemet.

De anställda motiveras av digitalisering

En ny vardag med hela systemet i en app blev en extra motivation för de anställda.

– Tidigare var det väldigt ineffektivt att det bara var pappa som gick runt och fyllde i KMA-listan. Nu med SmartDok kan alla göra det. Lärlingen som ser appen för första gången, skickar in KMA-listan samma dag. Superenkelt, säger Charlotte.

– Det som är lite småkul är att se att de som tidigare var tröga med att skicka in timlistorna och slet med det, är i dag kanske de snabbaste. De har tagit teknologin till sig och har insett hur den kan effektivisera vardagen.

– De tycker det är mycket mer motiverande att registrera timmar och dokumentera KMA nu.

Med KMA-systemet i SmartDok, kan jag nu enkelt gå in och se på bilderna de anställda har skickat in. Det arkivet vi har nu sedan vi började med bilddokumentation är oerhört bra.

– Vi får in avvikelser med en gång. Man kan skicka in avvikelser på ett väldigt användarvänligt sätt.

– Jeg använder till och det när vi ska fakturera. En annan sak som är bra är att om vi är fler som jobbar på samma projekt, så kan flera företag ha tillgång till det i SmartDok. Det är genialt.

Så vad är resultatet?

Svend Ingvar framhäver dessa fem punkter som i klartext visar att Larsen Maskin & Transport sparar tid och pengar genom att använda SmartDok.

  • Vi mister betydligt färre timmar än genom att använda papperslistor. Jag tror att vi människor inte klarar att komma ihåg korrekt antal timmar genom att göra det på det gamla sättet. Då mister man både massor och timmar.
  • Det är mycket enklare administrationsmässigt. Vi har mycket bättre kontroll.
  • Det vi också sparar in på är alla de timmar revisorer lägger ned på projektbokföringen. Detta kommer bli betydligt enklare med SmartDok
  • Vi sparar också mycket på att fakturering och löner blir mycket enklare
  • Bättre för våra kunder. Dokumentationen är högkvalitativ, som bland annat innehåller bilder med GPS-koordinater