Förändringsarbete och digital succé - jobbasmartast.se

Förändringsarbete och digital succé

Umeå Entreprenad AB lyckas med att implementera digital tidsrapportering genom att involvera hela organisationen.

Förändringsarbete och förmågan att implementera nya rutiner, ny teknik och nya förfaranden är ett hett tema idag. För bygg- och anläggningsbranschen är användningen av nya tekniker som BIM och Lean på snabb frammarsch, samtidigt som acceptansen till omställning är ofta en utmaning.

Umeå Entreprenad AB började nyligen använda ett digitalt verktyg för att mer effektivt administrera sina projekt och uppnå större precision i hela företaget. Den viktigaste strategin för att lyckas, var att övervinna motståndet mot förändring och detta genom att involvera alla de cirka 70 anställda i förändringsprocessen.

Många företag misslyckas ofta med införandet av förändringar, men på Umeå Entreprenad AB var man helt på det klara med att man måste få hela organisationen att med egna ögon uppleva värdet med de nya rutinerna.

Personalliggaren tvingar fram digitala lösningar

Personalliggaren som infördes den 1 januari i år, ålägger i stort sett alla svenska företag i bygg- och anläggningsbranschen att ha en elektronisk liggare över alla som befinner sig på byggarbetsplatsen. Även om det är byggherren som har ansvar för att anskaffa liggaren och som också skickar rapporter till Skatteverket för kontroll, har lagändringen skapat stort intresse för digitala lösningar generellt i branschen.

Personalliggaren i sig är ju av begränsat värde för entreprenören, och de extra funktioner flera systemleverantörer erbjuder väcker allt större intresse.

De många entreprenörer som länge har övervägt att börja använda ett digitalt system för tidsrapportering och projektuppföljning, har med lagändringen i januari fått ett bra tillfälle att ta steget.

Implementering av system

Ett företag som länge övervägde att börja använda ett digitalt system var just Umeå Entreprenad AB. Företaget grundades 2004 och omsatte 2015 120 miljoner kronor. Umeå Entreprenad AB är ett mark- och anläggnings företag och driver ofta många stora krävande projekt som både huvud och underentreprenör. Projekten sträcker sig ofta från projektering ända till färdigställning men många gånger med ett avbrott däremellan.

– Våra medarbetare är inte låsta till ett specifikt projekt under hela dess projekttid utan arbetar ofta på flera olika projekt under en viss tid som kan vara från timmar till veckor, förklarar Helena Fischer, som är ekonomi- och personalchef på Umeå Entreprenad AB.

Stort geografiskt område

Umeå Entreprenad AB arbetar i projekt vilka är spridda över ett stort geografiskt område. Detta ställde krav på att ett nytt digitalt tidsrapporteringsystem som måste fungera i alla olika miljöer, tex på kontoret, i maskiner och ute på byggarbetsplatserna. Man hade varit på jakt efter ett system ganska länge, och valet föll till slut på SmartDok i december 2015.

Både hos systemleverantören och kunden gör många felet att tro att det största jobbet är gjort när systemet är inköpt och kontot har satts upp korrekt. Att detta inte alltid är fallet, visar historien om hur Umeå Entreprenad AB på bara några månader drastiskt har effektiviserat rutiner och projekt.

– När vi i ledningen bestämt oss för att skaffa SmartDok utsåg vi först 10 personer, som vi visste var positiva till att börja använda systemet, till en startgrupp. Deras uppgift var att testköra systemet ute på fältet och att upptäcka alla möjliga anpassningar som eventuellt behövdes göras innan resterande av personalen skulle börja med systemet, berättar Helena.

Personalinformation och workshop

Efter testfasen informerades alla i företaget att inom kort kommer ett nytt tidsrapporteringssystem att börja användas. Arbetare som nu hade lärt sig använda systemet var redan så positiva till detta att de berättade för andra i organisationen om sina erfarenheter.

När resterande medarbetare skulle börja använda systemet kallades samtliga anställda in till ett personalmöte som fungerade först som en informationsdel med genomgång och sen som en workshop. Man bestämde att ingen skulle lämna mötet förrän man hade laddat ned appen och testat webbversionen. Man fick där se hur enkelt SmartDok är att använda, och man kunde ställa viktiga frågor och snabbt klara ut hur man skall jobba med systemet enligt en Best Practice-metod, berättar Helena.

Under workshopen fick alla tillfälle att höra om bakgrunden till implementeringen, så att man fick kännedom om processen och om motiven till valet. Helena berättar att själva personalmötet och uppstartsfasen gick över förväntan och många var optimistiska.

– Arbetare kunde själva se hur mycket enklare deras vardag skulle bli. Man kan själv se sina timmar på vecko- eller månadsbasis och inse värdet av att måsta tidsrapportera varje dag och därmed blir allt effektivare, säger Helena.

Framgångskriteriet

Det är just där värdet ligger med ett system som SmartDok; man får rapport och ges tillgång till kritiskt viktig information om arbetade timmar, maskintimmar, varuförbrukning/-produktion och projektuppdatering i realtid.

Det är även för den som har extremt gott minne omöjligt att komma ihåg mer än en vecka eller två tillbaka vilka arbetsuppgifter man klarat av. Denna information är ju det som ger underlag för arbetarens lönesättning och företagets fakturering. Fel, brister och för lite sömlöst dataflöde i sådana centrala processer är kritiska för ett entreprenadföretag.

Ett annat framgångskriterium är möjligheten att på vägen få hjälp av systemleverantören. Helena berättar att hon fört en dialog med Martin Salomonsson på SmartDok sedan hösten 2014. Martin har jobbat på SmartDok sedan starten i Sverige 2013 och upplevt en stor förändring i branschen. Han ser nu att allt fler företag befinner sig i samma situation som Umeå Entreprenad AB, som har ett ökande behov av att lyckas med smarta, digitala lösningar.

– De företag som gör som Umeå Entreprenad AB och aktivt utnyttjar vår kompetens och erfarenhet av digitala lösningar lyckas nästan alltid, sammanfattar Martin.

Helena anser att Martin var mycket viktig för företaget, eftersom han hjälpte till med uppkopplingar och tester och visade hur man tar fram bra rapporter.

– Martin hjälpte oss under hela vägen och klarade snabbt av de problem och utmaningar vi stötte på under testfasen.

Bättre rustat för tillväxt

Helena anser att Umeå Entreprenad AB står mycket bättre rustat för tillväxt, när man nu har effektiviserat projektstyrningen och fått en helt annan översikt och överblick än tidigare.

– Vi är helt enkelt imponerade av hur mycket bättre projektuppföljningen nu fungerar. Det finns aldrig några tomma fält i projektbeskrivningen, och vinsten med att använda systemet överträffar alla förväntningar.

Frågan är om man inte på Umeå Entreprenad AB själva bör ta åt sig äran för framgången. Det sätt man hanterat denna förändringsprocess på borde vara en inspiration för andra framgångsrika entreprenadföretag i Sverige.

Förändring är en följd av att leva i ett samhälle som utvecklas allt snabbare i takt med att tekniken ständigt går framåt. Dock släpar vi människor långt efter i vår hantering av sådana förändringar.

Entreprenadföretag som skulle behöva lära sig om en lyckad implementering av IT-system i bygg- och anläggningsbranschen, borde kanske vända sig till Umeå Entreprenad AB. När det nya systemet nu väl är infört, skulle kanske Helena och resten av företagsledningen få tid att titta på nya affärsområden för företaget? Tiden får utvisa. Att Umeå Entreprenad AB står väl rustat för framtiden råder det inget tvivel om.

Tidlappar är vi i varje fall färdiga med, avslutar Helena skämtsamt.

Hur lyckas man med ett digitalt system efter inköpet:

– Lägg upp en plan

Sätt ev. ihop en grupp som definierar hur och när implementeringen ska ske, ta gärna hjälp hos din systemleverantör.

– Börja med en testgrupp

Låt positivt inställda medarbetare få testa under en tidsbestämd fas, då de får lära känna systemet och sprida positiviteten internt.

– Informera, motivera & inspirera

Håll en workshop med hela eller stora delar av organisationen. Låt alla få testa systemet, ställa frågor och känna sig bekväma med systemet, tänk på att IT-kunskapen varierar väldigt. Lägg mycket tid på att förklara varför ni genomför detta och inte minst vad värdet för arbetarna är, speciellt dem som är mest negativa och skeptiska. Om de anställda förstår att detta är något som även gynnar dem, är chansen att lyckas mycket större.

By |2017-08-14T14:15:31+00:00juli 6th, 2016|Förändringsarbete|