Mindre administration och bättre projektuppföljning med SmartDok! - jobbasmartast.se

Mindre administration och bättre projektuppföljning med SmartDok!

Kanonaden Entreprenad AB konstaterar att användningen av SmartDok gett dem bättre och smidigare projektuppföljning, samt mindre administration.

Kanonaden kör en Leica, en totalstation. SmartDok

Simon Åberg kör en Leica, en totalstation eller en elektronisk tachymeter som det också kallas. Åberg registrerar sina timmar med SmartDok varje dag och förenklar det dagliga arbetet både för administrationen och sig själv. Foto: Lasse Sørnes.

Kanonaden är ett bygg- och anläggningsföretag vars mål är att vara kostnadseffektivt i alla delar av byggprocessen.

– Vi är det pålitliga, flexibla och effektiva anläggningsföretaget som samtidigt har det stora bolagets kompetens att utföra större och mer komplicerade projekt, säger HR-Manager Sarah Hektor hos Kanonaden.

Kanonaden har 180 anställda och utför traditionella anläggningsarbeten, men är också specialiserade på uppdrag inom utbyggnad av energianläggningar i form av fjärrvärme, kabelförläggning, kraftvärme- och vindkraftverk.

För att leva upp till förväntningarna har Kanonaden köpt in ett digitalt tidrapporterings- och dokumentationssystem.

Perfekt från ett HR-perspektiv

– Systemet är väldigt lättanvänt och det är enkelt att söka historiskt, vilket är jätteviktigt för oss som arbetar med  HR, arbetsledning och administration, säger Sarah.

Genom fokusering inom flera teknikområden skapar företaget mervärden både för deras kunder och sig själva. För HR-chef Sarah Hektor innebär detta också en hel del administration för att hålla reda på alla projekt, men med hjälp av SmartDok har det blivit mycket lättare.

– Det är enkelt att följa upp var all personal befinner sig, vilka de jobbar med och vad de gör. En del av personalen flyttar mellan olika arbetsledare och med SmartDok ser jag enkelt vem de varit hos mest och räknas som närmsta chef. Frånvaron kan följas upp direkt.

[/fusion_builder_column]
HR-chef Sarah Hector på Kanonaden

HR-chef Sarah Hector på Kanonaden är säker på att företaget sparar en enorm mängd administration med hjälp av SmartDok. Foto: Lasse Sørnes.

Från papper till digitalt

Att gå från att föra timmar, checklistor och maskintimmar på papper till att använda digitala system behöver inte vara särskilt komplicerat. SmartDok har lanserat en serie instruktionsvideos som hjälper dig att komma igång snabbare.

Kanonaden började använda SmartDok 2014 och Sarah saknar inte tiden med papper och penna.

– Vi hade tidigare ett papperssystem där anställda fyllde i lappar. Detta orsakade mycket administration och det saknades dessutom spårbarhet.

När man får in flera olika listor från en anställd, så det innebär det onödig administration för oss och en hel del att hålla reda på för de anställda.

– Våra anställda är utspridda på projekt runt om i södra Sverige. Tidigare använde vi oss av transportsedlar samt timlistor för att få in uppgifter till projektrapportering och lön. Dessa lappar skulle från den anställda, via arbetsledaren, in till kontoret varje vecka. Det blev 8 separata lappar per anställd i månaden och det krävdes mycket administration för att handlägga dessa, säger Sarah.

Att börja med digital tidrapportering

Att börja använda SmartDok var lätt. För Kanonaden var den stora utmaningen att börja använda ny teknik.

– Då vi använder appen för tidsregistreringen har detta system inneburit en stor investering i ny teknologi då alla inte hade en androidtelefon eller iPhone. Många av våra anställda hade aldrig använt en sådan telefon, så  det stora har inte varit att lära de anställda hur SmartDok fungerar utan det har varit användningen av själva telefonen, berättar Sarah.

– Utöver detta var processen enkel och det är lätt att introducera nya medarbetare i systemet.

Den digitala tidrapporteringen leder till mindre avvikelser och en bättre koll på sina egna timrapporter.

– Med SmartDok är tiderna synliga direkt för alla, det finns ingen risk att lapparna hamnar hos en arbetsledare som glömmer lämna lapparna vidare och man kan fylla i uppgifterna när som helst, det krävs inget block som ligger på arbetsplatsen.

Mycket värde i mindre administration

Sara är tydlig på det som ger mest värde för Kanonaden.

– Sättet vi sparar administration på i alla led tillsammans med möjligheten till att enkelt följa upp tid i projekt och närvaro i projekten är de största fördelarna med SmartDok.

– I dagsläget är SmartDok grunden för information om projekt, fakturering, löneunderlag, och traktamenten, så SmartDok är ett väldigt viktigt system för oss, berättar Sarah.

– Då interndebiteringar släpar en månad, får arbetsledarna vänta en månad med att få kostnaderna synliga i vårt ekonomisystem. Med SmartDok kan de se timmarna direkt och kan enkelt sammanställa kostnaderna när de vill, fortsätter Sarah.

En annan positiv effekt är att Kanonaden numera drabbas endast minimalt med dubbel bokföring.

– Jobbet med att se till att personalen lämnar in sina tider har gått från att varje enskild arbetsledare måste tjata, till att detta görs centralt genom ett enkelt SMS-utskick. Tidigare lades även timmarna in i ett annat system så det dubbelbokfördes på flera platser.

Kanonaden skapar en rondell i Tranås

Kanonaden skapar en rondell i Tranås. Foto: Lasse Sørnes.

AF-gruppen tar plats

AF Gruppen har tecknat ett avtal med Kanonaden med avsikten att köpa 70 procent av aktierna i bolaget.

När ett så stort företag som AF Gruppen visar intresse, måste det ju vara ett tecken på att det går väldigt bra för er?

– Ja, vi kan bara hålla med. AF Gruppen köper ett företag med engagerade och projektfokuserade medarbetare, ett starkt varumärke med en stabil marknad och ett bolag som haft en god vinst historiskt sett, avslutar Sarah.

[/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]
By | 2017-12-01T12:48:26+00:00 december 19th, 2016|Digital tidsrapportering|