Kanonaden och SmartDok – Från papper till digitalt

HR-chef Sarah Hector på Kanonaden

Vi är en väldigt mobil organisation, med anställda utspridda på projekt över hela Sverige, säger Kanonadens HR-chef Sarah Hektor.

Det mobila kontoret – digitala affärsplattformar för tjänster som tidrapportering, fakturering och projektering

Artikeln publicerades först i DEN MODERNA HANTVERKAREN –  utgåva 2 2019 – Text : David Liljefors

Mobil organisation och anställda över hela Sverige ställer unika krav på administration. Precis som för de flesta företag i bygg- och anläggningsbranschen var sysslor som tidrapportering, insamling av faktureringsunderlag och hantering av serviceprotokoll långt in på 2010-talet ett i högsta grad manuellt och tidsödande arbete för Kanonaden Entreprenad.

– Ett arbete som till största del gjordes via papper, på veckobasis och inte sällan kunde ta flera heltidstjänster i anspråk, säger Kanonadens HR-chef Sarah Hektor

Kanonaden Entreprenad AB grundades 2003, och har förutom traditionella anläggningsarbeten specialiserat sig på markarbeten vid utbyggnad av energianläggningar, exempelvis fjärrvärme, kabelförläggning, vind- och kraftvärmeverk.

Utöver huvudkontoret i Nässjö finns även kontor i Tranås, Västervik och Kalmar. 2017 köptes 70 procent av aktierna av norska AF-gruppen. Sedan dess har verksamheten även expanderat med kontor i Mälardalen och Borås, och nu har man siktet inställt på Göteborg.

– Vi är en väldigt mobil organisation, med anställda utspridda på projekt över hela Sverige. Samtidigt som vi är stolta över att ha alla kompetenser samlade inom företaget; chaufförer, maskinförare, projektörer, ingenjörer med flera, så skapar det också unika utmaningar, inte minst när det kommer till administration.

KONTAKTA SMARTDOK FÖR DEMO OCH PRIS
I dagsläget är SmartDok grunden för information om projekt, fakturering, löneunderlag, och traktamenten, så SmartDok är ett väldigt viktigt system

Kanonaden Entreprenad AB konstaterar att användningen av SmartDok gett dem bättre och smidigare projektuppföljning, samt mindre administration

Enorm tidsbesparing

Vilka var de största problemen med den manuella hanteringen?

– Det var helt enkelt väldigt svårt och tidskrävande, dels att fylla i och posta lappar till kontoret varje vecka, och dels att sammanställa dem, menar Sarah.

Till det arbetet hörde även att påminna om att lapparna skulle in. Dessutom saknades det egentligen felmarginal om lappar kom på vift.

– Nu lägger våra anställda in underlagen varje dag. Vi har tillgång till dem direkt och kan redan efter arbetsdagens slut göra uppföljningar av projekten. Det är en enorm tidsbesparing.

Varför SmartDok?

Varför föll valet på just SmartDok?

– Det var användarvänligt framför allt, säger Sarah.

– Det är ju vår kollektiva personal ute på våra arbetsplatser som är grunden till våra projekt, till allt vi gör. En förutsättning är ju att systemet ska vara lättanvänt för dem. SmartDok är även enkelt att använda för oss administratörer, så till vidare att det är lätt att sätta upp kategorier, dela upp personal och strukturera verksamheten.

– SmartDok är också så pass ”litet”, i positiv bemärkelse, att det inte blir en ”heffaklump” i systemet. Vi har fortfarande möjlighet att individanpassa systemet efter våra behov. Många av de andra systemen vi tittade på var väldigt svåra att kombinera med andra tjänster, och hade inte heller samma tydliga gränssnitt.

Kanonaden skapar en rondell i Tranås

Kanonaden Entreprenad AB föredrar digital tidsregistrering.

Komma igång med SmartDok

Hur var det att komma igång med SmartDok?

– Nu är personal i byggbranschen i ärlighetens namn inte de mest digitaliserade, säger Sarah, särskilt inte de lite äldre. När vi började att implementera systemet [2013] var vi omkring 180 anställda. Alla hade inte ens smartphones, och m

ånga visste inte var en app var för någonting. Men vi tog ett antal personer i taget, såg till att systemet fungerade för dem och gjorde även fysiska besök vid behov.

– Idag har vi omkring 290 anställda, och av dessa är det endast två herrar nära pensionsåldern som inte använder SmartDok. Det tycker jag sammantaget är ett väldigt bra betyg på systemets användarvänlighet. Idag har vi en enkel manual som vi använder när vi nyanställer och rekryterar, en enkel introduktion som fungerar väldigt bra.

Moduler  i SmartDok

Vilka moduler använder ni mest i SmartDok, och vilka av era anställda är det som använder dem?

– Det finns ju delar av SmartDok som alla våra anställda använder, som till exempel tidredovisning, underlag för interndebitering och möjlighet att rapportera tillbud och olyckor, säger Sarah.

– Maskinister rapporterar sin maskintid i samband med tidredovisningen, och kan även lämna in serviceprotokoll, och lastbilschaufförer använder transportmodulen för att ”regga” transporter, material och mängder.

– Vår maskinpark består av ett hundratal lastbilar, grävmaskiner, hjullastare och övriga fordon. Med hjälp av SmartDok kan en samordningsansvarig samordna reparationer och service.

– Ska en reparatör till exempel åka till Norrköping för att reparera en maskin, så kan man stämma av och se om det finns maskiner i närheten som också behöver service.

Kanonaden kör en Leica, en totalstation. SmartDok

Simon Åberg kör en Leica, en totalstation eller en elektronisk tachymeter som det också kallas. Åberg registrerar sina timmar med SmartDok varje dag och förenklar det dagliga arbetet både för administrationen och sig själv.

Tidsmässiga- och ekonomiska besparingar

Har ni räknat på tidsmässiga- och ekonomiska besparingar?

– Det är en kalkylen är svår att omsätta exakt i siffror, säger Sarah. Men att systemet har sparat personer som hade behövt anställas för administration när företaget vuxit, det är med säkerhet. Jag skulle säga att det i alla fall handlar om storleksordningen ett par hel- och deltidstjänster.

Några andra fördelar du vill trycka på?

– Det är enkelt att följa upp var all personal befinner sig, vilka de jobbar med och vad de gör, säger Sarah.

– En del av personalen flyttar mellan olika arbetsledare, och med SmartDok ser jag enkelt vem de varit hos mest och räknas som närmsta chef. Frånvaro kan följas upp direkt, och eftersom allting ligger centralt slipper du de problem med dubbel bokföring som kan uppstå då timmar ska bokföras på flera platser.

– Det är också väldigt enkelt att söka historiskt i systemet, vilket är jätteviktigt för oss som arbetar med HR, arbetsledning och administration.

SmartDok i framtiden

– En sak som vi hoppas komma igång med under 2019 är att kunna lägga in underlag för interndebiteringen i vårt ekonomisystem, istället för att bara ta ut rapporter, säger Sarah.

– Det hör också till saken att det är ett ekonomisystem som SmartDok inte ”har” sedan tidigare, på det sätt vi önskar. SmartDok en väldigt bra leverantör i den bemärkelsen, eftersom de kan gå in och titta på den här typen av lösningar, och anpassa systemet efter våra behov.

KONTAKTA SMARTDOK FÖR DEMO OCH PRIS

Artikeln publicerades först i DEN MODERNA HANTVERKAREN –  utgåva 2 2019 – Text : David Liljefors