Norska Grøteig har effektiviserat dokumentationsarbetet, och sparar tid och pengar åt sig själva och sina kunder
Att jobba effektivt som trädgårdsanläggare innefattar även effektiv tidrapportering. Ask Torp upplever det smidigt att registrera timmar i appen, och sparar således mycket värdefull tid som istället kan läggas på produktion.
För trädgårdsanläggare Grøteig AS har lösningen varit att byta till SmartDok – ett branschanpassat digitalt system för att jobba mer effektivt
Som trädgårdsanläggare är det otroligt viktigt att kunna leverera till rätt tid och inte minst till förväntad kvalitet, eller bättre. Men ett projekt är inte framgångsrikt om man inte har kontroll över timmar, lön och faktura. Här har norska Grøteig full kontroll. Grøteig AS vd Sindre Book tvivlar inte på vad effektiv tidrapportering betyder för företaget.
– Våra anställda är duktiga på att lägga in timmarna i SmartDok fortlöpande, vilket ger oss kontroll över tidsåtgången för de olika projekten, säger Sindre.
– Vi sparar mycket tid i förhållande till fakturering och lön. Bara som ett exempel går nu fakturering av plogning mycket, mycket snabbare än tidigare. Vi tar ut rapporterna tidigt och sparar massa tid jämfört med innan, berättar Sindre.
– Vi hade en riktigt snörik november ifjol och då fick vi testat systemet ordentligt. Sett till hur mycket plogning och sandning vi utförde lade jag oerhört lite tid på fakturering.
– Den tid jag sparar kan jag istället lägga på andra delar av verksamheten, säger Sindre
Välj ett system tillpassat din bransch
Bra verktyg till arbetet är A och O. Här planerar Grøteigs trädgårdsanläggare en gräsmatta utanför ett byggprojekt.
Företaget gick redan 2011 över från papper till ett digitalt system. Men upptäckte efterhand att det systemet inte var tillpassat branschen bra nog.
– Vi hörde på omvägar att andra aktörer använde SmartDok, och var väldigt tillfreds med det.
– Vi fick senare testa en demo, och blev snabbt övertygade om att SmartDok var en klart bättre lösning än den vi hade.
– SmartDok har mer möjligheter, och är bättre tillpassat bygg- och anläggningsbranschen, berättar Sindre.
Sindre har använt SmartDok i drygt två år och upptäcker ständigt nya fördelar med systemet. Han planerar nu att komma i gång med checklistor och KMA.
– KMA i SmartDok är också win-win. Det är definitivt något vi ska börja använda oss av mer framöver.
Enkelt för både användare och administration
Lust att jobba lika effektivt som Ask och hans kollegor i Grøteig? Prova SmartDok du också!
– Det är enkelt för de anställda eftersom de har allt i telefonen. Det är enkelt att registrera timmar med appen. De får gjort det där och då. Något som också förenklar jobbet för administrationen. Vi slipper få en hög med papper och får en översikt över timmar fortlöpande.
I tillägg till att registrera timmar, registrerar de anställda också maskintimmar i samma veva.
– Därmed får vi all data registrerad i projektredovisningen, berättar han.
Hur upplevde du övergången till SmartDok?
– Systemet är väldigt självförklarande så vi behövde inte mycket hjälp. Övergången från det förra systemet var problemfritt. Vi hade en liten introduktion, och så körde vi igång direkt.
Registrerar plogning och sandning i SmartDok
Att SmartDok har en egen plogningsmodul var en starkt bidragande faktor till att Grøteig bytte system. Arbetslista, som SmartDok kallar modulen, återfinns i samma app som tidrapportering, KMA och alla andra funktioner.
Grøteig AS är förhållandevis stora på plogning, och har över 20 enheter igång på de olika uppdragen med att avlägsna snö och inte minst sanda.
– Vi använder den här modulen till allt vinterunderhåll, berättar Sindre.
– Från att gå från papperslistor till att ha det på telefonen har varit en helt ny vardag. Väldigt enkelt när man ska fakturera senare via arbetslistan. Där är systemet helt genialt!
Uppdragen som Grøteig tar via arbetslistorna kan vara: Snöplogning, bortkörning av snö, takskottning, avlägsnande av istappar samt sandning.
Vintertid har företaget många plogningsuppdrag i kommunen. För att ha kontroll på uppdragen använder de plogningsmodulen i SmartDok
Gott rykte och hög kvalitet
Trädgårdsanläggningsfirman A. Grøteig grundades 1973 av Arild Grøteig. Det drevs som enskild firma fram till 2002, då företaget knöt till sig Jarle L Staff och Sindre Book på ägarsidan och gick över till att bli aktiebolag.
– Sedan 2002 har vi sett en stadig ökning av antalet anställda och omsättningen på ca. 8 miljoner från 2002 steg till en bra bit över 50 miljoner under 2019, berättar Sindre om resan.
Firman tar uppdrag inom allt som har med utomhusanläggning att göra. Detta kan variera från några timmars arbete på privata jobb till stora kommunala projekt som till exempel skolgårdar och väganläggning.
– Plus att vi också gör en del grundarbete inom bygg- och anläggning. Men det är trädgårdsanläggningstjänsterna som är kärnområdet.
Vd Sindre Book lägger i dag mindre tid på lön- och faktureringsarbete, vilket gynnar både firman och dess kunder.
Firman består idag av 35 fastanställda, plus några extra konsulter under sommarhalvåret.
– De flesta är utbildade trädgårdsmästare. I övrigt har vi också snickare, skogsarbetare och murare. Trädgårdsanläggning handlar om kunskap utanför väggarna och vi behöver olika slags kompetenser.
Varför tror du kunderna väljer Grøteig?
– Vi är erkända lokalt och har drivit verksamheten i snart 50 år. Gott rykte och inte minst hög kvalitet på leveranserna, nämner Sindre.
